אירועים הם חלק גדול מחיי היומיום שלנו. מפסטיבלים דתיים ועד לאירועי ספורט, לא חסרים אירועים הדורשים תכנון, ארגון ולוגיסטיקה. אבל מה בדיוק נכנס להפקת אירועים לחברות וארגונים ? ואיך מוודאים שהאירוע שלכם יוצא בדיוק כמו שצריך? כאן נעבור על השלבים הכרוכים בהרכבת אירוע מתחילתו ועד סופו.
איך מתכננים אירועים?
תכנון אירועים הוא מאמץ צוות, והוא מערב אנשים רבים מהתמחויות שונות. מתכנני אירועים חייבים להיות מסוגלים לתקשר עם כל מי שמעורב בהפקת אירוע כדי להבטיח שהכל יתנהל בצורה חלקה.
מתכנני אירועים חייבים להיות בעלי כישורים ארגוניים חזקים, מכיוון שהם צריכים לעקוב אחר כל המשימות שיש לבצע לפני התאריך והשעה של האירוע. הם גם צריכים כישורי תקשורת מצוינים כדי שיוכלו להעביר מידע ביעילות בין מחלקות או צוותים בחברה או בארגון שלהם.
הצעד הראשון בהפקת אירועים הוא לקבוע את המטרות והיעדים שלך לאירוע.
הצעד הראשון בהפקת אירועים הוא לקבוע את המטרות והיעדים שלך לאירוע. מטרת הצעד הזה היא להבטיח שיהיה לך ברור מה אתה רוצה להשיג, כך שכל ההחלטות שיתקבלו לאורך התהליך יתמכו ביעדים אלו.
יש לזהות את קהל היעד מוקדם ככל האפשר; הם יעזרו לקבוע כמה זמן וכסף יש להקצות לפרסום, קידום או מאמצי הסברה אחרים. חשובה גם בחירת נושא לאירוע שלך – זה יכול להיות קשור לעונת חגים (כלומר, חג המולד), תעשייה מסוימת (כלומר, טכנולוגיה), או אפילו סתם משהו מהנה!
לאחר שהשאלות המרכזיות הללו נענו, הגיע הזמן לתקצוב! החלט כמה כסף יש לך לפרויקט זה לפני שתתקדם כך שלא יהיו הפתעות בהמשך הדרך כאשר עלויות התכנון מתחילות להצטבר במהירות עקב הוצאות בלתי צפויות כגון צורך במאבטחים בשל
למספרי נוכחות גבוהים הצפויים בזמנים מסוימים במהלך שעות היום/לילה מחוץ לשעות העבודה הרגילות כאשר רוב העובדים עובדים ב-9-5 משרות במהלך ימי עסקים רגילים בימים שני עד שישי."
איך תוכנית אירועים אמורה לקדם סדר ?
לאחר שהחלטתם לארח אירוע, השלב הבא הוא לפתח תכנית אירוע. תהליך ההרכבה של אירוע יכול להיות מכריע וגוזל זמן בהתחלה, אבל ברגע שעשיתם אותו פעם או פעמיים, זה יהיה קל יותר. מרכיבי המפתח של כל אירוע טוב הם:
תקציב (כולל עלויות) , תזמון (כולל שותפי ספקים וכל משאב אחר שצריך לאבטח)
ברגע שיש לך תקציב ולוח זמנים לאירוע שלך, השלב הבא הוא למצוא שותפים או ספקים שיעזרו לו להצליח.
ברגע שיש לך תקציב ולוח זמנים לאירוע שלך, השלב הבא הוא למצוא שותפים או ספקים שיעזרו לו להצליח. הדבר הראשון שתרצו לעשות הוא לבדוק מי יכול להציע משהו ייחודי שיביא ערך למשתתפים. אתה עשוי להיות מופתע מכמה אנשים מוכנים לתרום אם הם רואים כיצד התרומה שלהם תועיל גם להם.
כדאי גם לשקול אם השותפים הפוטנציאליים הללו מוכנים לתרום משאבים (כסף, זמן) כדי להפוך את האירוע שלך למוצלח בתמורה להזדמנויות קידום או חשיפה משיוך למותג שלך באירועים כמו זה.
כשאתם בוחרים ספקים, חשבו איזה סוג של משאבים הם יכולים לספק – האם הם מומחים בתחומם? האם יש להם גישה לציוד מיוחד?
האם יש דרכים בהן שיתוף פעולה איתם יכול לעזור להגיע לקהל היעד?
קבל ספונסרים. תצטרך למכור כרטיסים ולקבל תרומות כדי לכסות את העלות של הקמת אירוע. חפש חברות שמתאימות לנישה שלך ובקש מהן לתת חסות לחלק ממנה – או את כולו!
קבלו מענקים! מענקים הם דרך מצוינת עבור ארגונים עם משאבים מוגבלים או כספי סטארט-אפ להתחיל בתכנון אירועים על ידי מתן מימון שאליו לא הייתה להם גישה גם (ולעתים קרובות הם מגיעים עם תנאים מצורפים). ישנן מספר דרכים להבטיח חסות לאירוע שלך . ייתכן שתרצה גם לאסוף תרומות ומענקים למימון האירוע שלך.
אם אתה רוצה להרוויח, יש הרבה דרכים לעשות זאת. אתה יכול לגבות דמי כניסה, למכור סחורה ואוכל באירוע, או אפילו לקחת תרומות מהמשתתפים. אם אתה מחפש דרכים יצירתיות יותר לגייס כסף לאירוע שלך ולשמור עלויות בו זמנית, שקול להגיש בקשה למענקים או לחפש חסויות מעסקים מקומיים. מענקים מוענקים לעתים קרובות על סמך צורך או הכשרון; אם יש לך רעיון מעניין שיכול להועיל לקהילה (או לשניהם), שקול להגיש מועמדות!
אם הארגון שלך זכאי לכל סוג של מימון מענק, סיכויים טובים שיהיו כמה תנאים מצורפים – אז ודא שכל תוכנית שתמציא כוללת דרישות דיווח וכן הוראות לאחריות משני הצדדים של העסקה הזו:
נדרש צוות גדול של אנשים שעובד יחד במשך כמה חודשים כדי להפיק אירוע כמו כנס או פסטיבל היטב!
ארגון אירוע הוא משימה גדולה. צריך הרבה אנשים וחודשים של תכנון כדי להפיק אירוע בצורה טובה, אז אתה צריך להיות מאורגן ובעל חזון ברור מה אתה רוצה שהאירוע יהיה.
אתה גם צריך מושג ברור כמה זה יעלה, מי יעזור לך לייצר אותו ואיך הם הולכים לעשות זאת.
אנו מקווים שמאמר זה עזר לך להבין את תהליך הפקת האירועים ואת האנשים הרבים המעורבים בהגשמתו. מתכנון ועד ביצוע, יש הרבה שלבים הכרוכים בהפקת אירוע בצורה טובה! החדשות הטובות הן שאם עברתם את כל השלבים האלה בהצלחה (ובתקווה נהניתם לאורך הדרך), אז נשאר עוד דבר אחד: לחגוג!